Mit Beginn des kommenden Jahres tritt das „Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden“ in Kraft. Damit macht die öffentliche Verwaltung einen weiteren großen Schritt in Richtung Digitalisierung. Denn die Bundesbehörden müssen nun Unternehmen und Bürgern die Möglichkeit bieten, Schriftstücke elektronisch zugestellt zu bekommen. Dazu dient fortan das Instrument der E-Zustellung.
Rote Karte für den blauen Brief: Schriftstücke vom Amt kommen ab 2020 elektronisch
Was bedeutet E-Zustellung?
Bei der E-Zustellung handelt es sich um ein zentrales elektronisches Postfach für den Empfang von behördlichen Nachrichten. Dieses Postfach steht sowohl Privatpersonen als auch Unternehmern kostenlos zur Verfügung. Sie können ihre Dokumente dort unmittelbar abrufen und müssen sie nicht mehr persönlich entgegennehmen. Langt ein „Poststück“ ein, bekommt man eine Nachricht an eine zuvor hinterlegte E-Mail-Adresse oder per SMS aufs Handy. Der Zugriff auf das E-Postfach erfolgt mittels Handysignatur oder Bürgerkarte.
Neues Recht, aber auch neue Pflichten für die Wirtschaft
Das Recht auf elektronischen Verkehr bringt jedoch auch neue Pflichten. Als Unternehmer sind Sie nämlich dazu verpflichtet, spätestens ab 1. Jänner 2020 an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Per Post sollen amtliche Dokumente nur mehr in Ausnahmefällen kommen. Privatpersonen steht es hingegen weiterhin frei, sich für eine der beiden Varianten zu entscheiden.
Ausnahmen für Kleinunternehmer und Firmen ohne die nötige EDV
Nur kleine Betriebe, die wegen ihrer geringen Umsätze keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen, können sich die Behördenbriefe weiterhin vom Briefträger bringen lassen. Und auch Schriftstücke an Firmen, denen die technischen Voraussetzungen fehlen, dürfen künftig noch den Weg über den Postkasten finden. In allen anderen Fällen ist die Teilnahme an der E-Zustellung grundsätzlich verpflichtend.
Wie kommen Sie zu Ihrem E-Postfach?
Als Unternehmer können Sie über das Unternehmerserviceportal (usp.gv.at) auf die elektronische Post zugreifen. Um die Poststücke aus dem E-Postfach (zu finden unter „Mein Postkorb“) abzuholen, müssen Sie zuvor allerdings einen „Postbevollmächtigten“ definieren. Diese Person hat die Möglichkeit, die Daten des Unternehmens zur E-Zustellung zu verwalten.
ACHTUNG: Die Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis erfolgt grundsätzlich automatisch. Wer bereits FinanzOnline und den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) verwendet, wird ohne eigenes Zutun an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt. Darüber wird man auch informiert. Ist die Übernahme aufgrund fehlender Daten noch nicht geschehen, sollten Sie sich ehestmöglich – natürlich kostenlos – registrieren.
INFO: Als Privatperson erreichen Sie Ihr elektronisches Postfach über das Bürgerserviceportal. Unter „Mein Postkorb“ können Sie Dokumente herunterladen, ansehen, weiterleiten, ausdrucken oder archivieren. Sobald ein neues Dokument einlangt, werden Sie per E-Mail oder SMS verständigt. Ab 1. Dezember 2019 ist die Registrierung möglich – direkt über „Mein Postkorb“.