Sie wollen die Gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen (GPLB) gut hinter sich bringen? Dann übergeben Sie dem Prüfer zu Beginn vollständige Unterlagen. Denn hier entscheidet sich schon, welchen Verlauf die Prüfung nimmt. Was genau Sie vorzulegen haben, um zu bestehen?
Problemfrei durch die Lohnabgabenprüfung: Gute Vorbereitung ist die halbe Prüfungsmiete
Jede Prüfung beginnt damit, dass die Jahreslohnkonten mit den an die Abgabebehörden übermittelten Meldungen abgeglichen werden: Jahreslohnzettel und Kommunalsteuererklärung (beide jährlich gemeldet) bzw. Beitragsgrundlagen in der Sozialversicherung (monatlich gemeldet). Die Lohnkonten enthalten neben den persönlichen Daten des Dienstnehmers dessen Bezüge und die abgeführten Abgaben sowie deren beitragsrechtliche Grundlagen. Diese Unterlagen kommen direkt aus dem Lohnverrechnungsprogramm. Sie sind dem Kontrollorgan in elektronischer Form zu übermitteln.
Welche Aufzeichnungen die Finanz sehen will
Hat der Prüfer die formelle Richtigkeit und Vollständigkeit der Lohnabrechnungen bestätigt, beginnt der wesentliche Teil der Prüfung. Im zweiten Schritt kontrolliert er nämlich streng, ob die Lohnabrechnungen auch inhaltlich stimmen. Unbedingt braucht er dafür vor allem folgende Unterlagen (eine ausführliche Checkliste finden Sie HIER):
- Dienstverträge, Dienstzettel, freie Dienstverträge mit Abrechnungsunterlagen
- Pensionszusagen, Betriebsvereinbarungen
- Reisekosten- und Kilometergeldaufzeichnungen
- alle An- und Abwesenheitsaufzeichnungen (insbesondere Arbeitszeit-, Überstunden-, Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen)
- sowie die zusätzlichen Aufzeichnungen hinsichtlich Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen
CONSULTATIO-TIPP
Dienstgeber sind verpflichtet, für alle vom Arbeitszeitgesetz erfassten Dienstnehmer Zeitaufzeichnungen zu führen. Dazu zählen auch Personen mit einer All-In-Vereinbarung. Aus diesen Aufzeichnungen muss sowohl die Arbeits- als auch die Ruhezeit hervorgehen – beides täglich wie wöchentlich!
Firmenautos als Dauer-Prüfungsthema
Ein ständiger Zankapfel bei Lohnabgabenprüfungen sind Firmenfahrzeuge. Das Auto ist nicht nur das „Lieblingsspielzeug“ des Österreichers, sondern offenbar auch der bevorzugte Prüfgegenstand des Fiskus. Das Hauptproblem sind fehlende Fahrtenbücher, sowohl bei Dienstnehmern als auch bei Gesellschafter-Geschäftsführern. Firmenfahrzeuge privat zu nutzen, gilt schließlich als geldwerter Sachbezug. Das verursacht häufig erhebliche Abgabennachzahlungen.
Lohndumping kommt teuer
Gerne kontrollieren die Prüfer auch, ob die Löhne korrekt ausbezahlt werden. Seien Sie daher diesbezüglich besonders aufmerksam. Zahlen Sie einem Mitarbeiter zu wenig aus, liegt Lohndumping vor. Das kann verschiedene Gründe haben:
- Der Arbeitnehmer wird nicht laut Kollektivvertrag bezahlt.
- Er ist falsch eingestuft.
- Er bekommt nicht alle seine Stunden bzw. Überstunden ausbezahlt.
Lohndumping kann harte Geldbußen zur Folge haben. Sie liegen zwischen EUR 1.000,– und 50.000,– pro Betroffenem! Wie hoch die Strafe ist, hängt davon ab, ob es sich um einen Wiederholungsfall handelt und ob mehrere Mitarbeiter betroffen sind.
Die langjährige Erfahrung bei Prüfungen zeigt: Rund um die Arbeitszeit liegen die meisten Fehlerquellen vor. Das Arbeitsinspektorat bekommt mangelhafte Aufzeichnungen jedenfalls gemeldet und kann dann ebenfalls empfindliche Strafen verhängen. Der Dienstgeber ist verwaltungsstrafrechtlich dafür verantwortlich, dass Arbeitsaufzeichnungen richtig und vollständig sind. Oft wird zudem Gleitzeit praktiziert, ohne die dafür notwendigen Vereinbarungen getroffen zu haben. Bei Überschreitung der täglichen Normalarbeitszeit entstehen dann bereits Überstunden mit Zuschlag – obwohl die wöchentliche Normalarbeitszeit eingehalten ist.
Ihre CONSULTATIO-BeraterInnen unterstützen Sie gerne dabei, sich auf eine Abgabenprüfung bestens vorzubereiten!
