Vorbereitung für EU-Vorsteuererstattung

Das Vorsteuererstattungsverfahren stellt eine durchaus komplexe formelle Herausforderung für die Unternehmen dar. Neben der nicht verlängerbaren Ausschlussfrist, der korrekten Abwicklung und der Berücksichtigung der länderspezifischen Besonderheiten ist es ratsam, eine gewisse Vorlaufzeit miteinzuberechnen. Hier einige Punkte, auf die besonders zu achten ist:

• Klärung der Vorfrage, ob die Geltendmachung der Vorsteuern im isolierten Vorsteuererstattungsverfahren oder im regulären Veranlagungsverfahren durch vorgelagerte Registrierungspflicht im jeweiligen EU-Mitgliedsland erfolgen muss.
• Überprüfung der Rechnung, ob die ausgewiesene nationale Umsatzsteuer zu Recht ausgewiesen wurde oder ob es aufgrund der Qualifizierung der Leistung zu einem Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge) gekommen wäre. Das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des jeweiligen nationalen Umsatzsteuerrechts ist eine Grundvoraussetzung für die Vorsteuererstattungsberechtigung. Gegebenenfalls gilt es die Rechnung korrigieren zu lassen.

Bei der Antragstellung sind vor allem die Formerfordernisse zu beachten, damit mit einer erfolgreichen und raschen Erledigung des Antrags gerechnet werden kann. Hier ein paar Tipps:

• Unter Bezugnummer ist die Rechnungsnummer der vom Lieferanten ausgestellten Rechnung einzutragen. Es sollen also nicht versehentlich interne Belegnummern erfasst werden. Wichtig ist, dass je Rechnung (= je Belegnummer) nur eine Position im Antrag eingetragen wird. Bei doppelter Erfassung einer Rechnungsnummer erscheint eine Fehlermeldung oder der Antrag wird aus diesem Grund zurückgewiesen.
• Anzahlungsrechnungen und die dazugehörige Schlussrechnung sind in gesonderten Positionen zu erfassen. Nationale Besonderheiten, wie die Anknüpfung des Vorsteuerabzugsrechts an das Zahlungsdatum, gilt es bei der Antragstellung zu beachten und die Zahlung durch Beilage einer Zahlungsbestätigung nachzuweisen.
• Unter Vorsteuer ist der gesamte auf die Bemessungsgrundlage beziehende Vorsteuerbetrag laut Rechnung einzutragen. Aufgrund unterschiedlicher Steuersätze gesondert ausgewiesene Vorsteuerbeträge sind in eine Summe zusammenzuzählen und einzutragen. Wurde ein Skonto geltend gemacht, so sind sowohl die Bemessungsgrundlage als auch der Vorsteuerbetrag entsprechend zu kürzen. Vor allem bei hohen Rechnungsbeträgen, die einen expliziten Hinweis auf Skonti erhalten, empfiehlt es sich, eine Zahlungsbestätigung über den vollen Betrag beizulegen, wenn das Skonto nicht in Anspruch genommen wurde.
• Unter abziehbarer Vorsteuer ist jener Betrag einzutragen, der dem Ausmaß der Erstattung des jeweiligen EU-Landes entspricht. Sollte beispielsweise in einem EU-Land nur 50 % des Vorsteuerbetrages aus einer Mietwagenrechnung abzugsfähig sein, dann ist der um 50 % gekürzte Vorsteuerbetrag unter abziehbare Vorsteuern einzutragen.
• Restriktionen hinsichtlich des Rechts auf Vorsteuerabzug sowie der Höhe des Vorsteuerabzugs im Erstattungsland sind zu beachten. Diese betreffen häufig Vorsteuern in Zusammenhang mit Bewirtungsleistungen, Kauf und Anmietung von Pkw, Treibstoff, Kfz-Reparatur oder Beherbergung. 
  Hinweis: Die Beantragung des gesamten Vorsteuerbetrages auch im Falle von länderspezifischen Restriktionen stellt eine falsche Beantragung einer Steuererstattung dar und kann zu einem Strafverfahren führen!

Die Frist zur Antragstellung der Vorsteuererstattung ist eine grundsätzlich nicht verlängerbare Ausschlussfrist und endet am 30.9. des Folgejahres. Die ausländische Finanzbehörde kann Rückfragen stellen bzw. ergänzende Unterlagen anfordern, wofür eine Nachfrist von einem Monat eingeräumt wird.  Sollte die Beantwortung oder Nachreichung der Unterlagen nicht fristgerecht erfolgen, ist mit einer Ablehnung des eingereichten Antrages zu rechnen. Die Rückfragen zielen häufig auf die erwähnte Vorfrage ab, ob das Unternehmen die Vorsteuerbeträge im richtigen Verfahren beantragt hat und ob die Umsatzsteuer auf der Rechnung zu Recht ausgewiesen wurde. Eine rechtlich fundierte Erläuterung des Sachverhalts und die Vorlage weiterführender Unterlagen (wie in der jeweiligen Landessprache übersetzte Verträge) treffen die Erwartungen der Behörden in einer zu beobachtenden verschärften Vorgehensweise.

Ihre CONSULTATIO-ExpertInnen unterstützen Sie gerne bei der Erstellung der Vorsteuererstattungsanträge, bei etwaigen Ergänzungsersuchen oder bei der Einreichung eines Rechtsmittels gegen ablehnende Bescheide.