Mit Jahresbeginn traten wichtige Änderungen rund um die Lohnkontenverordnung und den Jahreslohnzettel L16 in Kraft. Die Finanz hat für Lohnzahlungen ab 1. Jänner 2026 eine neue, deutlich detailliertere Version des L16 eingeführt. Die Lohnverrechnung muss daher jetzt viele zusätzliche Angaben erfassen. Das betrifft vor allem den Sachbezug und Essensgutscheine.
Personalverrechnung: Fiskus will jetzt noch mehr Details
Sachbezüge sind geldwerte Vorteile, die ein Arbeitnehmer erhält, ohne dass Geld fließt. Der Arbeitslohn ist künftig getrennt nach Geld- und Sachbezügen auszuweisen. Zudem müssen Sachbezüge nun in drei Kategorien aufgeschlüsselt werden:
- Firmenauto (Kfz-Sachbezug)
- Wohnraum
- sonstige Sachbezüge (z. B. Firmenparkplatz oder andere Sachleistungen)
Der Firmenwagen
Die neue Meldepflicht nimmt vor allem Firmenautos (Sachbezug Kfz) ins Visier. Zur Berechnung dieses Vorteils verlangt das neue L16-Formular detaillierte Angaben:
Angesetzter Prozentsatz: Für Dienstwagen bemisst sich der geldwerte Vorteil üblicherweise pauschal als Prozentsatz vom Anschaffungswert des Autos – abhängig vom Fahrzeugtyp. Der Sachbezugswert beträgt pro Monat:
- 0 % bei Elektroautos (sie sind derzeit steuerbefreit)
- 1,5 % bei Wagen mit bestimmten niedrigen Emissionswerten
- 2 % des Listenpreises bei sonstigen Autos
Bei Poolfahrzeugen kommt ein Durchschnittswert zum Einsatz. Auf dem L16-Formular ist ab 2026 der jeweils angewendete Prozentsatz zu vermerken. Nutzen die Mitarbeiter im Kalenderjahr mehrere Fahrzeuge (z. B. wegen eines Fahrzeugwechsels), lassen sich auch mehrere Prozentsätze angeben.- Anschaffungskosten zum 31.12.: Anzuführen ist der Brutto-Anschaffungswert (inkl. USt/NoVA) jenes Fahrzeugs, das am 31.12. privat genutzt wird. Bei Gebrauchtwagen gilt der ursprüngliche Listenpreis. Überlässt die Firma dem Dienstnehmer zum Jahresende kein Firmenauto, erübrigt sich diese Angabe – auch wenn während des Jahres ein Sachbezug angefallen ist.
- E-Fahrzeuge: Die Kosten für das Laden und jene für eine Ladestation sind ab 2026 getrennt auszuweisen. Bisher waren beide Leistungen gemeinsam erfasst.
Diese erweiterten Angaben sollen sicherstellen, dass Firmen alle geldwerten Vorteile vollständig und korrekt melden. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet es, dass es in der Lohnverrechnung ab 2026 zusätzliche Daten braucht. Führt CONSULTATIO für Sie die Personalverrechnung durch, dann melden sich unsere BetreuerInnen rechtzeitig bei Ihnen, falls die nötigen Daten fehlen.
Essensgutscheine
Essensgutscheine oder -bons sind ein Zuschuss zur täglichen Verpflegung. Sie lassen sich in Restaurants, Kantinen oder Supermärkten einlösen. Steuerlich gelten dafür weiterhin folgende Grenzen:
- Im Wert von bis zu EUR 8,– pro Arbeitstag sind Gutscheine steuerfrei, wenn sie ausschließlich für Mahlzeiten in Gaststätten oder von Lieferservices gelten.
- Nur maximal EUR 2,– Wert pro Arbeitstag sind steuerfrei, wenn auch der Einkauf von Lebensmitteln möglich ist.
Neu ab 2026: Essensgutscheine sind ausdrücklich in Lohnkonto und L16 zu erfassen. Das L16-Formular enthält künftig einen eigenen Posten mit dem Jahresgesamtbetrag aller ausgegebenen Gutscheine. Bisher waren Essensbons auch steuerlich begünstigt, aber nicht separat angeführt.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Wenn Sie Essensgutscheine anbieten, weisen wir diese künftig gesondert aus. Wichtig bleibt, dass Sie pro tatsächlichem Arbeitstag nur einen Gutschein berücksichtigen dürfen. Wir empfehlen daher, weiterhin die Ausgabe- bzw. Konsumtage genau zu dokumentieren. Dann können Sie im Prüfungsfall nachweisen, die Freigrenzen eingehalten zu haben.
