Moderne Arbeitsmodelle sind flexibel. Häufig arbeiten Beschäftigte zeitweise oder dauerhaft in Homeoffices – sogar in solchen, die im Ausland liegen. Auf den ersten Blick erscheint das praktisch. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich gibt es aber Fallstricke, die Sie als Unternehmer kennen sollten.
Homeoffice im Ausland: Steuerfallen vermeiden
Plötzlich eine Betriebsstätte im Ausland?
Für die Arbeit im Homeoffice hat sich ab 2025 der Überbegriff „Telearbeit“ etabliert. Lassen Sie als Dienstgeber Ihre Beschäftigten mit Wohnsitz im Ausland telearbeiten, kann das allerdings unerwartete Folgen haben, konkret: die Begründung einer Betriebsstätte im betreffenden Land. Wäre dem so, müssten Sie sich dort steuerlich registrieren und Ihr Betriebsergebnis aufteilen. Das brächte Ihnen einen erheblichen bürokratischen Mehraufwand.
Wann tritt nun ein solches Szenario ein? Die Antwort gibt ein aktualisiertes OECD-Abkommen. Zum einen sind zeitliche Aspekte relevant, zum anderen mögliche wirtschaftliche Gründe, die im Vordergrund stehen.
- Macht die Telearbeit aufs Jahr gesehen weniger als 50 % aus, sieht der Fiskus prinzipiell keine Betriebsstätte begründet.
- Bei mehr als 50 % im Homeoffice (z. B. dreimal pro Woche) ist zu klären, ob es gewichtige wirtschaftliche Gründe für die Arbeit im Ausland gibt – so etwa eine Erleichterung der Geschäftstätigkeit vor Ort, weil der Mitarbeiter dort regelmäßig Kunden, Lieferanten oder verbundene Firmen kontaktiert. Je gewichtiger die Gründe, desto eher geht die Finanz von einer Betriebsstätte vor Ort aus.
Unabhängig vom Vorliegen einer Betriebsstätte müssen Sie als Arbeitgeber prüfen, welchem Land das Besteuerungsrecht für den Lohn zusteht und wo Ihre Mitarbeiter sozialversichert sind.
Welches Land hebt die Lohnsteuer ein?
In Sachen Lohnsteuer gilt der Grundsatz: Eine Tätigkeit wird dort besteuert, wo man sie ausübt. Werken Ihre Mitarbeiter zeitweise im ausländischen Homeoffice, sollte Sie daher nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch den jeweiligen Arbeitsort genau erfassen.
Die ansonsten bekannte 183-Tage-Regel greift bei der ausländischen Telearbeit nicht, wenn der Mitarbeiter physisch in seinem Wohnsitzstaat tätig wird. Das Besteuerungsrecht liegt in diesen Fällen ab dem ersten Tag beim Mitarbeiter-Wohnsitzstaat – und zwar für jeden Tag, den der Mitarbeiter dort arbeitet. Im Gegenzug dürfen Sie diese Auslandstage aber in Österreich von der Lohnsteuer freistellen, wenn eine von der ausländischen Steuerbehörde ausgestellte Ansässigkeitsbescheinigung (Formular „ZS-QU1“) vorliegt. Abhängig vom jeweiligen Tätigkeitsstaat können den Dienstgeber auch noch weitere (national unterschiedliche) Pflichten treffen.
Wo sind die Mitarbeiter sozialversichert?
Für die Sozialversicherung kommt neben dem Tätigkeits- auch dem Wohnort große Bedeutung zu. Innerhalb der EU kann ein Dienstnehmer nur in einem Land sozialversichert sein (Lohnsteuerpflicht kann hingegen mehrfach entstehen). Zu prüfen ist, ob der Mitarbeiter den wesentlichen Teil seiner Tätigkeit am Wohnort ausübt. „Wesentlich“ bedeutet hier mehr als 25 %. Bei Telearbeit hat der Dienstnehmer die Möglichkeit, im Land seines Arbeitgebers versichert zu bleiben – wenn er dort mehr als 50 % seiner Tätigkeit ausübt. Ist er generell im Ausland beruflich tätig, haben Sie als Arbeitgeber ab dem ersten Tag eine A1-Bescheinigung beim Versicherungsträger anzufordern.
In Drittländern (etwa Serbien oder Bosnien-Herzegowina) gelten die vereinfachten EU-Regeln nicht. Bei Homeoffice in diesen Ländern ist eine Mehrfachversicherung möglich. Diese Frage gilt es sinnvollerweise mit der zuständigen Versicherungsbehörde abzuklären. Auch die CONSULTATIO-Personalverrechnungsexperten stehen für weiterführende Fragen gerne zur Verfügung.
