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Gut gerüstet für das neue europäische Zahlungsverkehrssystem – CONSULTATIO Steuerberatung sorgt für SEPA-Fitness

Wer am 1.2.2014 eine Überweisung tätigen will, muss SEPA-fit sein. Damit Lastschrifteinzüge und Zahlungen von Unternehmen nicht ins Stocken geraten, sind rechtzeitig Vorbereitungen auf die Umstellung zum neuen europäischen Zahlungsverkehrssystem zu treffen.

„SEPA bringt zwar keine dramatischen Änderungen, aber es ist in der Regel in jedem Unternehmen etwas zu tun. Vor allem dort, wo es viele Zahlungseingänge im Einzugsverfahren gibt. Vermeiden Sie unnötige Liquiditätsprobleme durch mangelnde Vorbereitung“, empfiehlt Georg Salcher, Geschäftsführer der CONSULTATIO Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Um Unternehmen rechtzeitig auf SEPA (Single Euro Payments Area) vorzubereiten, informierte CONSULTATIO ihre KlientInnen und Interessierte am 24.6.2013. Der Zahlungsverkehrs-Experte der Raiffeisenlandesbank NÖ-Wien, Josef Deutenhauser, gab Auskunft über Risiken und Chancen, aber auch konkrete Tipps für die Vorbereitungen.

„Erfahrungsgemäß erfordert die SEPA-Umstellung eine enge Abstimmung mit der Bank, aber auch den IT-Dienstleistern und dem Steuerberater“, so Josef Deutenhauser. Die Finanzbuchhaltung, Personalverrechnung oder Auftragsverwaltung und Fakturierung können betroffen sein, wenn in den Systemen Bankdaten von Kunden und MitarbeiterInnen verwaltet und Zahlungen generiert werden, die an die Bank weitergeleitet werden.

Welche Vorbereitungen sind für Unternehmen konkret zu treffen?

„Zunächst sollte das Unternehmen einen SEPA-Beauftragten bestimmen, der die erforderlichen Umstellungsmaßnahmen koordiniert“, schlägt der Experte vor. Ohne ausreichende Analyse der Umstellungserfordernisse läuft ein Unternehmen Gefahr, den Zeitaufwand und den eigenen Ressourcenbedarf zu unterschätzen.

So sind beispielsweise Geschäftsbriefe und Rechnungen umzuschreiben, damit statt der alten Kontonummer und Bankleitzahl IBAN und BIC angegeben werden und die GeschäftspartnerInnen darüber zu informieren. Und auch alle Kontonummern und Bankleitzahlen von GeschäftspartnerInnen und MitarbeiterInnen, die in den eigenen Systemen verwendet werden, sind rechtzeitig durch IBAN und BIC zu ersetzen.

SEPA ist nicht nur IBAN und BIC

Jegliche Softwareprodukte, mit dem in Unternehmen Zahlungsaufträge generiert werden, sind auf SEPA-Fähigkeit zu prüfen. Auch bei den Lastschriftverfahren besteht großer Umstellungsbedarf. Abhängig von der Lastschriftart, müssen die Datenbestände dann bereits mehrere Tage vor Fälligkeit elektronisch an die Bank übermittelt werden.

Jedes Unternehmen, das mit seinen Kunden via Lastschrifteinzug verrechnet, benötigt zwingend eine sogenannte Creditor-Identification (CID), die über die Bank angefordert werden kann. Grundlage für die Lastschrifteinzüge sind die von den eigenen Kunden unterfertigten Mandate, die elektronisch verwaltet werden müssen. Bei einer großen Anzahl von Lastschriftkunden kann das eine herausfordernde Organisationsaufgabe darstellen.

Chancen der SEPA-Umstellung

SEPA ist die Chance zur Zentralisierung der Zahlungsabwicklung. Ausländische Nebenbankverbindungen in der Eurozone und damit einhergehend die Zahlungsverkehrskosten der Unternehmen werden sich wesentlich verringern. Ganz simple Verbesserungen wie der Verzicht auf beleghafte Zahlungsaufträge, die Vermeidung von Doppelerfassungen innerhalb des Zahlungsprozess‘ oder der automatische Abgleich offener Posten in der Debitorenbuchhaltung sollten im Zuge von SEPA umgesetzt werden.

„Unterschätzen wir nicht den Zeitaufwand, der mit den Umstellungsmaßnahmen verbunden ist. Manche Fragen tauchen vielleicht erst im Umstellungsprozess auf. Gehen Sie´s an und machen Sie sich rechtzeitig SEPA-fit“, rät Georg Salcher.

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